مسارات متعددة المراحل
رتّبوا تعاقب الشؤون القانونية والمشتريات والإدارة العليا حسب النوع أو المبلغ.
اعتماد العقود
اعتماد العقود: مسار واضح بدلًا من تذكيرات لا تنتهي
غالبًا ما يتعثر اعتماد العقود لغياب إجراء واضح: يتنقل ملف PDF، وتضيع التعليقات، ويأتي الرفض دون سبب، ولا ترى الإدارة العليا موضع الاختناق. يضفي DocPilot الطابع الرسمي على المسار — من يعتمد، وبأي ترتيب، ومع أي إشعارات — مع إبقاء المستند وبطاقته في المركز.
عندما يتم الاعتماد « عبر المحادثة »
موافقة شفهية، أو رمز تعبيري، أو رسالة « موافق من جهتي »: لا شيء من ذلك مرتبط بالمستند. وعند الشك، لا أحد يعثر على القرار.
- ترتيب اعتماد غير واضح (الشؤون القانونية قبل المشتريات أم بعدها؟)
- تذكيرات يدوية تُنسى
- رفض دون سبب يمكن الاستناد إليه للتصحيح
- لا نظرة شاملة على الملفات قيد الانتظار
مسارات اعتماد داخل DocPilot
بعد استخراج البطاقة وتأكيدها، يدخل العقد في مسار: مراحل، ومعتمِدون، وإشعارات. اعتماد أو رفض مع ذكر السبب من الويب أو الجوال. ويُسجَّل كل إجراء.
لمعرفة المزيد عن طريقة عمل DocPilot أو الاطّلاع على التوثيق.
وظائف في خدمة الاعتماد
الإشعارات وقائمة الانتظار
يرى كل معتمِد ما ينتظره؛ ولم تعد التذكيرات تعتمد على متابعة في Excel.
رفض مع ذكر السبب
تعليق منظم يتجنب الذهاب والإياب الغامض ويسرّع التصحيح.
الاعتماد من الجوال
الموافقة على ملحق من القطار أو من موقع أحد العملاء، دون فقدان الأثر.
أمثلة على المسارات
حد حسب المبلغ
أقل من X €: المشتريات وحدها. وما فوق ذلك: الشؤون القانونية ثم الإدارة العليا.
اتفاقيات عدم الإفصاح والعقود النموذجية
مسار قصير للنماذج المؤطرة مسبقًا، ومسار طويل للاستثناءات.
الملاحق العاجلة
إعطاء الأولوية في قائمة الانتظار والاعتماد من الجوال حتى لا تتعطل أي عملية.
سيناريوهات واقعية أخرى على مدونة DocPilot.
الفوائد
- مسؤوليات صريحة في كل مرحلة
- آجال اعتماد قابلة للقياس
- إثبات من اتخذ القرار، وهو مفيد عند التدقيق
- تعطل أقل بسبب الغياب (الرؤية + الجوال)
الأسئلة الشائعة
أسئلة متكررة
هل يمكن إعداد عدة مسارات اعتماد؟
نعم. تحددون مسارات عمل ملائمة لأنواع المستندات أو للقواعد الداخلية (المبلغ، طبيعة العقد، إلخ).
ماذا يحدث عند الرفض؟
يُسجَّل الرفض مع سببه. ويمكن تصحيح المستند وإعادته إلى المسار وفق تنظيمكم.
هل يجب أن يملك جميع المعتمِدين حسابًا؟
نعم، فالمشاركون في المسار هم مستخدمون في مساحة المؤسسة، بالصلاحيات الملائمة.
كيف نحدد الأولويات دون Excel؟
تتيح قوائم الانتظار والحالات والبيانات الوصفية (المبلغ، موعد الاستحقاق) معالجة الأهم أولًا — دون جدول بيانات موازٍ.
حلول حسب القسم
صفحات مصممة وفق أولويات كل فريق.
- الإدارة القانونيةاجمعوا اتفاقيات عدم الإفصاح (NDA) والعقود والملاحق في مكان واحد، واستخرجوا البنود الرئيسية، واعتمدوها عبر مسار محدد، وأرشفوها مع سجلها. DocPilot للفرق القانونية.
- المشترياتتابعوا عقود الموردين وأوامر الشراء وعروض الأسعار: استخراج تواريخ الاستحقاق، ومسارات المشتريات–القانونية–المالية، والإشعارات والبحث. DocPilot لإدارات المشتريات.
- الماليةاجمعوا الفواتير وعروض الأسعار وتقارير المصروفات وبيانات الحسابات المصرفية في مكان واحد، واستخرجوا المبالغ والأطراف، واعتمدوها عبر مسار عمل، وابحثوا دون Excel. DocPilot للمالية.
أدلة عملية
أساليب خطوة بخطوة لتحقيق تقدم ملموس.
- أتمتة الاعتماددليل لأتمتة اعتماد العقود: الأدوار، والمراحل، واتفاقيات مستوى الخدمة (SLA)، والإشعارات. المنهجية والأخطاء التي ينبغي تجنّبها والتطبيق مع DocPilot.
- إدارة العقوددليل عملي لإدارة عقود الشركة: المرجع الموحّد، والاعتماد، والمواعيد النهائية، والأرشفة. المنهجية والخطوات والأخطاء التي ينبغي تجنّبها وقائمة التحقق.
- متابعة المواعيد النهائيةدليل لمتابعة المواعيد النهائية ومهل الإشعار في العقود: تقويم مشترك، ومسؤوليات، وتنبيهات. الخطوات والأخطاء التي ينبغي تجنّبها وDocPilot.
مقالات ذات صلة
مقالات من مدونة DocPilot حول الموضوع نفسه.
- من يجب أن يعتمد العقد بحسب المبلغ؟تحديد حدود اعتماد العقود بحسب المبلغ: التفويضات، ومسارات المشتريات / الشؤون القانونية / الإدارة، والأخطاء الواجب تجنّبها.
- توزيع الأدوار في إدارة العقودمن يفعل ماذا بين المشتريات والشؤون القانونية والإدارة في إدارة العقود: المسؤوليات، والاعتمادات، وفخ « الجميع / لا أحد ».
- اتفاقيات عدم الإفصاح في الشركة: مسار بسيطإنشاء مسار قصير لاتفاقيات عدم الإفصاح (NDA): النماذج، والاعتماد، والتوقيع، والأرشفة. تجنّبوا ضياع اتفاقيات السرية في رسائل البريد الإلكتروني.
للمزيد
صفحات ذات صلة لتدقيق بحثكم.
- إدارة العقودبرنامج لإدارة العقود للشركات الفرنسية الصغيرة والمتوسطة والشركات متوسطة الحجم: الاستلام، وOCR/الذكاء الاصطناعي، ومسارات الاعتماد، ومتابعة مواعيد الاستحقاق، وأرشفة قابلة للبحث. تجربة مجانية واستضافة داخل الاتحاد الأوروبي.
- اعتماد المستنداتعملية رسمية للموافقة على مستند من قِبل الأدوار المعنية (القسم المختص، الشؤون القانونية، الإدارة العليا) قبل التوقيع أو النشر أو الأرشفة.
- برنامج إدارة العقودمعايير اختيار برنامج لإدارة العقود في فرنسا: المركزية، وOCR/الذكاء الاصطناعي، ومسارات العمل، والجوال، والتدقيق. نهج DocPilot للشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات متوسطة الحجم، مع استضافة داخل الاتحاد الأوروبي.
- بطء الاعتماداعتمادات عالقة في البريد الإلكتروني، دون مسؤول ولا مهلة. يضفي DocPilot طابعًا رسميًا على المسارات، وينبّه المعتمِدين، ويعرض الحالة في الوقت الفعلي.
انتقلوا إلى التنفيذ
نظموا اعتمادات عقودكم
هيّئوا مسارًا أول في دقائق — تجربة مجانية أو عرض توضيحي على إجراءاتكم الحالية.