النسخة المرجعية للمستند في الشركة
نسخة واحدة فقط هي المعتمدة. وكل ما عداها مسودة أو نسخة أو سجل تاريخي.
بقلم فريق DocPilot1 دقيقة قراءة
من دون نسخة مرجعية، تتحوّل إدارة المستندات إلى مطاردة لملفات PDF. يتناول هذا المقال الفرعي المبدأ لكل مستند تشغيلي — وهو مختلف عن إدارة نسخ العقد، الأكثر تخصصًا.
القواعد الدنيا
- ملف / بطاقة واحدة لكل مستند منطقي
- علامة «ساري» ظاهرة
- المسودات خارج العرض النشط أو موسومة بوضوح
- القرارات مرتبطة بالنسخة السارية فقط
يحفظ DocPilot المسار ويسهّل العثور على النسخة الصحيحة؛ ونظام إدارة المستندات من DocPilot مصمَّم لهذا المرجع الحيّ.
الأسئلة الشائعة
- كيف نميّز النسخة المرجعية؟
- بحالة صريحة في المرجع الموحّد («سارية») وبقاعدة: كل قرار تشغيلي يستند إلى هذه النسخة، لا إلى مرفق في رسالة بريد إلكتروني.
- ما الفرق بينها وبين إدارة نسخ العقود؟
- المبدأ نفسه، لكن العقود تضيف الملاحق والمواعيد. أما هنا فنتناول الإجراءات، والسياسات، والمستندات الممسوحة ضوئيًا، والوثائق التشغيلية العامة.
- ماذا نفعل بالنسخ القديمة؟
- نحتفظ بها في سجل تاريخي مقروء إذا احتجنا إليها للتدقيق، دون تركها تنافس النسخة الحالية في البحث «النشط».
مصدر حقيقة واحد لكل مستند
اجمعوا مستنداتكم في DocPilot وميّزوا بوضوح ما هو ساري المفعول.
العودة إلى المدونة
← كل المقالات